Una formación de portavoces de 10

Formación de portavoces

La formación de portavoces es una actividad que siempre deja un buen sabor de boca. En este post te hablamos del proceso formativo y, al final, respondemos a las preguntas más habituales sobre la formación de portavoces.

Formación de portavoces

La formación de portavoces es la actividad que prácticamente siempre, deja buen sabor de boca a quienes nos dedicamos a la comunicación. La gente, cuando tiene que presentarse públicamente, siente sensaciones desagradables. La preparación, evidentemente, ayuda. Saberse preparado, por supuesto, también. Y tener la formación necesaria para saber anticiparse a las situaciones difíciles.

Según la RAE, un portavoz es una persona que “tiene autoridad para representar a un grupo o a una colectividad y hablar en su nombre por haber sido elegida para ello”. Pero, ¿qué cualidades debe de poseer un buen portavoz, además de ser elegido para representar a una empresa, a un partido político o a cualquier otro colectivo?

Dado que toda empresa debe pensar estratégicamente en la comunicación tanto interna como externa, la figura del portavoz se vuelve indispensable para la misma. Es por eso que resulta muy importante que el portavoz esté perfectamente informado sobre el funcionamiento y cambios de la empresa. Esto transmitirá seguridad y confianza a todos aquellos que le escuchen.

A su vez, resulta especialmente relevante que muestre empatía y se comunique con todo el equipo sin reparos. De hecho, un portavoz que se muestra frío logrará muy difícilmente obtener la confianza de sus trabajadores. Lo que nos lleva a la tercera cualidad que debe de poseer un portavoz: capacidad comunicativa.

Es importante, también, que el portavoz sea una persona fácilmente localizable en casos de crisis o, por el contrario, si surgen oportunidades de mostrar una imagen positiva de la empresa tanto en prensa como en eventos de cara al público. Un portavoz debe saber aprovechar todas las oportunidades que se le ofrezcan para dejar a la empresa en un buen lugar.

La capacidad de comunicación a través de diversos canales es lo que más hay que trabajar para ser un buen portavoz. No tienen por qué ser medios de comunicación exclusivamente, sino que también han de tenerse en cuenta las redes sociales, las reuniones políticas, o apariciones públicas.

De hecho, hay muchos buenos ejemplos sobre discursos efectivos de portavoces que han sido preparados para ser dados más allá de los medios de comunicación.

Martin Luther King con el famoso “I have a dream”, Steve Jobs con el discurso dirigido a los recién graduados de Stanford en 2005, o Barack Obama con “Yes, we can” son solo algunos de los ejemplos.

La capacidad comunicativa que poseen los buenos portavoces, como los mencionados anteriormente, se entrena.

Hay algunas sencillas claves que toda formación de portavoces debería de contener:

  1. Conocer muy bien a la audiencia a quien va dirigido el speech.
  2. Construir un discurso en el que el mensaje sea claro desde los primeros minutos.
  3. Preparar y ensayar el discurso sobre bases realistas como las que puedan ocurrir en directo.
  4. Acordar un buen final e invitar a los participantes al diálogo, para hacerles sentir parte de él.

Así que, si estás pensando en ser un buen portavoz, no dudes en asistir a clases de formación que, como has visto, son indispensables.

Si aún no te sientes preparado para dar ese paso, siempre puedes el capítulo de Datatatá Podcast en el que conversamos sobre el tema con José Manuel Velasco, coach ejecutivo de Comunicación y experto en formación de portavoces.

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Preguntas frecuentes sobre la formación de portavoces orientada a medios

  • ¿Qué es la formación de portavoces?
  • ¿Quién debe recibir formación de portavoces para aparecer en los medios?
  • ¿Por qué necesitan mis portavoces la formación de portavoces?
  • ¿Cómo elijo al formador de portavoces adecuado?
  • ¿Cómo se desarrolla un taller de formación de portavoces?
  • ¿Cuánto tiempo toma la formación de portavoces?
  • ¿Qué te hace diferente de otros entrenadores?
  • ¿Dónde se lleva a cabo la capacitación?
  • ¿Hay alguna ventaja en la capacitación en persona frente a la capacitación en línea / telefónica?
  • ¿Qué sucede después del entrenamiento?
  • ¿Cuánto cuesta la formación de portavoces?

¿Qué es la formación de portavoces?

Cuando hablamos de portavocía ante los medios, la formación de portavoces te enseña a utilizar una entrevista para lograr ventaja.  No se trata de mentir, desviar el control o evitar preguntas. Y no es como ir a la escuela del engatusador de serpientes.

La formación de portavoces te ayuda a preparar un mensaje y a ser capaz de transmitirlo con elegancia en las entrevistas, con independencia de las preguntas que se te haga el periodista.

Te enseñamos los trucos de los periodistas del oficio y te mostramos cómo evitar caer en ciertas trampas.  Te explicamos las sutiles diferencias entre las entrevistas impresas y las que se retransmiten en radio o televisión, incluidas las videoconferencias, entrevistas telefónicas, etc.

Sobre todo, te enseñamos a controlar información que ‘entregas’ al periodista (y con ello al público) y te damos la confianza para salir victorioso incluso de las entrevistas más adversas.

¿Quién debe recibir formación de portavoces para aparecer en los medios?

Cualquier persona que resulte conveniente que hable con los medios de comunicación en nombre de tu empresa u organización debe ser candidato para la formación de portavoces.  Los periodistas ya no están satisfechos con tratar con portavoces o directores de comunicación. Quieren acceso a ejecutivos y personas con capacidad de decidir.

Nuestro consejo, detecte a varios portavoces en su organización y distribuya la especialización de cada uno. Que cada portavoz se forme para aparecer públicamente para hablar de ciertos temas que controla, para los que está autorizado. 

¿Por qué necesitan mis portavoces la formación de portavoces?

Porque lo que está en juego es demasiado alto como para meter la pata.  Una respuesta inapropiada o incorrecta a la pregunta de un reportero puede tener impacto en el negocio, perjudicar tu cuota de mercado o generar una crisis.

Pero una entrevista bien hecha genera justo lo contrario. El portavoz tiene que ser capaz de aprovechar la oportunidad que supone cada aparición pública.

¿Cómo elijo al formador de portavoces adecuado?

Busca a alguien como DATA, con experiencia profesional demostrable en el periodismo. Busca un formador que haya sido periodista, locutor de radio, etc. Necesitas el consejo de alguien que conozca el campo de batalla y cómo piensa tu oponente.  Necesitas a gente que conozca la industria y que además te pueda hablar de asuntos perimetrales como la oratoria o el storytelling.

¿Cómo se desarrolla un taller de formación de portavoces?

Nuestros talleres se pueden realizar individualmente o en grupos pequeños.  Hay dos partes en cada taller… una presentación sobre las «mejores prácticas» de cómo realizar entrevistas exitosas, ilustrada con videoclips… y entrevistas intensivas de juegos de roles que son grabadas en video y criticadas.

¿Cuánto tiempo lleva la formación de portavoces?

En general, tres o cuatro horas resulta suficiente para comenzar.  Fijamos el precio de nuestros talleres por medio día y día completo y podemos entrenar entre una y ocho personas en un día. 

¿Qué le hace a uno diferente de otros entrenadores?

El mejor formador de portavoces es el que te prepara para ser un buen portavoz. Quienes formarán a los portavoces son personas con las más altas capacitaciones y experiencias del mercado.

¿Dónde se lleva a cabo la capacitación?

Todo lo que necesitamos es una pequeña sala de conferencias con televisión, así que podríamos desarrollar la formación en sus oficinas, en las oficinas de DATA Comunicación, o en alguno de los medios de comunicación con los que podemos trabajar.

Algunos formadores hacen que el cliente acuda a platos de televisión en Madrid, lo que nos parece una pérdida de tiempo y dinero. Nosotros llevaremos nuestro propio equipo sin que cobremos más por equipos elegantes que no son necesarios. Incluso hay muchas ocasiones en los que podemos entrenar de forma remota vía telefónica o la web.

¿Hay alguna ventaja en la capacitación en persona frente a la capacitación en línea / telefónica?

La capacitación en persona es mejor si es probable que el portavoz vaya a necesitar atender a los periodistas cara a cara o en la televisión.  Pero si las entrevistas van a ser siempre por teléfono, la formación por teléfono o la web suele ser suficiente… y es más barato que en persona. Esta última situación es recomendable (por operativa) cuando estamos preparando a un portavoz que quiere preparar una próxima entrevista en concreto.

¿Qué sucede después del entrenamiento?

Cada aprendiz recibe todos los materiales de capacitación… Folletos de PowerPoint, manual de capacitación y un video de sus entrevistas de muestra.  Posteriormente, nos quedaremos de guardia para una consulta de seguimiento por teléfono.  Estamos felices de ensayar más para entrevistas, criticar cintas de entrevistas reales o hacer cualquier otra cosa para ayudar a nuestros clientes a sentirse más seguros al enfrentarse a los medios.  Sin cargo durante un tiempo.

Ahora bien, el formado debe ser muy consciente de que la formación de portavoces es algo que hay que ensayar con regularidad. Así que le recomendaremos que recupere el material que le entregamos y que ensaye para coger maestría en sus apariciones públicas.

¿Cuánto cuesta la formación de portavoces?

Un buen entrenamiento en medios no es barato y no debe medirse como X euros por hora. Formar a los portavoces no es barato, pero es rentable. No es lo mismo formar a un ejecutivo que formar a un grupo. Y las circunstancias son tan diferentes que no se puede dar una respuesta global. Contacte con DATA por mail o teléfono y preparamos presupuesto ajustado a sus necesidades.

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